Remboursement des frais de déplacement : quelles sont mes obligations ?

Remboursement des frais de déplacement : quelles sont mes obligations ?

Frais de déplacement

Les frais de déplacement correspondent aux dépenses engagées lors des déplacements professionnels effectués par le salarié pour le compte de son entreprise.

L’employeur doit indemniser son collaborateur si ce dernier utilise sont véhicule personnel, que ce soit une automobile ou un deux roues.
Le salarié doit être personnellement propriétaire du véhicule concerné ou ce véhicule doit appartenir à un membre de son foyer fiscal.

Les allocations versées par l’employeur sont exonérées de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés annuellement par l’administration fiscale.

Il existe trois barèmes : pour les voitures, pour les cyclomoteurs et pour les motos. Chaque barème comprend trois tranches. Il convient alors d’appliquer le coefficient fixé par l’administration fiscale (en fonction du kilométrage parcouru par le salarié à titre professionnel et de la puissance fiscale du véhicule concerné  – limité à 7 CV pour les automobiles) au kilométrage professionnel effectué par le salarié dans le cadre de l’exercice de son activité.

Au-delà du barème, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales. L’indemnisation doit alors obligatoirement être mentionnée sur le bulletin de paie.

Les frais de péage et de parking sont remboursés en sus.

Pour le personnel de chantier, une indemnité de transport spécifique est prévue par les conventions collectives du BTP.

Le versement d’indemnités kilométriques impose la présentation, par le salarié bénéficiaire, de la carte grise du véhicule utilisé. L’employeur doit aussi demander au salarié d’effectuer mensuellement une déclaration des kilomètres parcourus.

Qu’en est-il du trajet domicile / lieu de travail ?

L’employeur peut prendre en charge les frais inhérents aux trajets domicile-lieu de travail d’un salarié utilisant son véhicule personnel en lui versant :

  • une indemnité kilométrique ;
  • une prime transport.
Indemnité kilométrique

Les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels. La prise en charge ne sera pas soumise à cotisations si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun.

Elle ne peut en conséquence être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.

L’employeur doit apporter des justificatifs relatifs :

  • au moyen de transport utilisé par le salarié
  • à la distance séparant le domicile du lieu de travail
  • à la puissance fiscale du véhicule
  • au nombre de trajets effectués chaque mois.

Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal.

En cas de contrôle, l’organisme contrôleur sera particulièrement attaché aux preuves que vous pourrez apporter et procédera à un redressement s’il ne les valide pas.

Prime de transport (facultative)

Le salarié peut prétendre au remboursement de ses frais de transport personnel si

  • sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains,
  • l’utilisation d’un véhicule personnel est indispensable en raison des horaires de travail.

L’exonération est admise dans la limite annuelle de 200 € par salarié. Cette décision doit être mise en place par décision unilatérale.

A noter : si le salarié utilise les transports en commun pour effectuer le trajet domicile / lieu de travail, l’employeur a l’obligation de prendre en charge la moitié du prix des titres d’abonnement à des transports publics ou services publics de location de vélos.