Le calcul des effectifs et ses incidences pour les entreprises

Le calcul des effectifs est un processus essentiel pour les entreprises. Il permet d’évaluer la taille de la main d’œuvre d’une organisation et d’en mesurer l’impact sur ses obligations et cotisations sociales. En effet, en France, un certain nombre de règlementations et dispositions sont adaptées selon la taille des entreprises.

I – Calcul des effectifs

Pour calculer l’effectif d’une entreprise, il est nécessaire de se référer aux dispositions légales en vigueur, et notamment, à celles prévues à l’article 1111-2 du Code du travail et à l’article L 130-1 du Code de la sécurité sociale.

Schématiquement, le calcul s’effectue selon les grands principes suivants :

• Prise en compte de certains salariés de façon intégrale, notamment ceux titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ; ils sont comptabilités pour « 1 » s’ils sont présents un mois complet.
• Application d’un prorata en fonction du temps de travail pour les salariés à temps partiel (1 salarié travaillant 17,50 heures par semaine dans une entreprise dont la durée collective de travail est de 35 heures hebdomadaires = 0,50) ou du temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 mois précédents : salariés en contrat de travail à durée déterminée (1 salarié à temps plein présent en CDD 3 mois sur l’année = 0,25), intermittents, salariés temporaires,… ou encore, de leur rémunération.
• Non-comptabilisation de certains autres salariés : titulaires d’un contrat d’apprentissage, de professionnalisation, d’un contrat aidé,… et de personnes non titulaires d’un contrat de travail (entre autres, les stagiaires).

Des différences se font jour selon que le calcul des effectifs est opéré selon les articles précités du Code du travail ou du Code de la sécurité sociale. Par exemple, les apprentis sont comptés pour l’application de la tarification au titre du risque accidents du travail et maladies professionnelles. A l’inverse, les intérimaires sont exclus de l’effectif de l’entreprise utilisatrice par le Code de la sécurité sociale.

La détermination de l’effectif salarié annuel de l’employeur est réalisée au niveau de l’entreprise tous établissements situés en France confondus. Il correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente, sachant que les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte pour établir cette moyenne. Pour l’année 2024, la période de référence s’étale donc du 1er janvier au 31 décembre 2023.

Par dérogation à la référence à l’année précédente, l’effectif pris en compte pour la tarification AT-MP précitée est celui de la dernière année connue, soit N-2. De même, le calcul peut se limiter à l’établissement (exemple : mise en place d’une alarme incendie dans un établissement d’au moins 50 salariés) ou à l’inverse s’étendre à un groupe d’entreprises.

L’effectif est arrondi au centième, sans tenir compte de la fraction d’effectif au-delà de la deuxième décimale (Exemple : un effectif annuel de 10,873 est retenu pour 10,87).

Le calcul des effectifs doit être effectué de manière régulière. Il est ainsi recommandé de le faire au moins une fois par an, afin de tenir compte des éventuelles variations au cours de l’année écoulée.

II – Seuil d’effectif et franchissement

Lorsque l’entreprise atteint un nombre déterminé de salariés : le seuil, des obligations vont s’imposer à elle ou impacter ses cotisations sociales ou encore, lui procurer des avantages.

Différents seuils sont fixés par le Code de la sécurité sociale (11, 20, 50, 250, 300, 500… salariés), par le Code du travail (1, 11, 20, 25, 50, 200, 250… salariés) mais également par d’autres Codes, entre autres le Code de la construction et de l’habitation (exemple : à partir de 50 salariés, assujetissement à la participation à l’effort de construction).

Parfois, le texte qui fait naître une obligation indique comment apprécier le seuil. Pour la mise en place du Comité Social et Economique (CSE), notamment, l’article L 2311-2 du Code du travail précise qu’elle est obligatoire si l’effectif d’au moins 11 salariés est atteint pendant 12 mois consécutifs.

D’autres fois et le plus souvent en matière de cotisations sociales, c’est l’article L 130-1 du code de la sécurité sociale qui est expressément visé. Il pose des règles générales en matière de franchissement de seuils :

• Le franchissement à la hausse d’un seuil d’effectif salarié est pris en compte lorsque ce seuil a été atteint ou dépassé pendant 5 années civiles consécutives, de manière à neutraliser de façon temporaire les conséquences.

Par exemple, les effets du franchissement d’un seuil au 1^er janvier 2020 (effectif moyen annuel de l’année 2019) se produiront si ce franchissement est constaté pendant les cinq années civiles consécutives de 2020 à 2024 inclus, soit à compter du 1er janvier 2025, sous réserve toutefois que l’effectif de l’année 2025, au regard des données de l’année 2024, soit également au moins égal au seuil.

• En revanche, en cas de franchissement à la baisse d’un seuil d’effectif sur une année civile, l’employeur n’est plus soumis à l’obligation liée à ce seuil.

Si le seuil est par la suite franchi à la hausse, l’employeur bénéficiera à nouveau de la mesure de neutralisation de l’effet de seuil pendant 5 ans, tel qu’il est exposé ci-dessus.

En matière de seuils d’effectifs, nous le voyons l’harmonisation n’est pas totalement complète, même si la Loi n° 2019-486 relative à la croissance et la transformation des entreprises, dite loi PACTE (Le Plan d’Action pour la Croissance et la Transformation des Entreprises) du 22 mai 2019, parue au Journal officiel du 23 mai 2019, entrée en vigueur au 1^er janvier 2020 pour bon nombre de ses dispositions, a beaucoup fait à ce sujet.

III – Incidences du calcul des effectifs pour les entreprises

Comme indiqué ci-dessus suivant les seuils d’effectifs atteints, les entreprises sont soumises à certaines obligations, voient leurs cotisations sociales et contributions patronales impactées ou encore, bénéficient de dispositifs avantageux. Vous trouverez ci-après quelques exemples.

A – Incidences en matière d’obligations

• Dès le 1^er salarié

• • Tenue d’un registre du personnel.
  • Mise en place des affichages obligatoires en entreprise.
  • Rédaction du Document Unique d’Évaluation des Risques (DUER).
  • Mise en place d’une couverture santé complémentaire obligatoire d’entreprise.
  • Réalisation de la déclaration d’emploi des travailleurs handicapés.
• À partir de 11 salariés

Obligation d’organiser des élections professionnelles afin d’élire les membres du Comité Social et Economique (CSE).

• À partir de 50 salariés

• • Etablissement d’un règlement intérieur.
  • Mise à disposition du CSE d’un local aménagé ainsi que du matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
  • Mise à disposition des salariés d’un local de restauration.

B – Incidences en matière de cotisations sociales & contributions patronales

• Augmentation du nombre de cotisations.

Forfait social (contribution patronale sur certaines rémunérations versées par l’employeur) : les entreprises à partir de 11 salariés sont concernées.

• Hausse des montants de cotisations.

Contribution FNAL (Fonds National d’Aide au Logement) :

• • Entreprises comptant entre 1 et 10 salariés : taux de 0,10 % sur la part des rémunérations limitées au plafond de la Sécurité sociale.
  • Entreprises comptant entre 50 et 199 salariés : taux de 0,50 % sur la totalité des rémunérations.

• Réduction de cotisations moindre.

Déduction forfaitaire des cotisations patronales pour les heures supplémentaires :

• • Entreprises dont l’effectif est inférieur à 20 salariés, le montant de la déduction est alors égal à : 1,50 € par heure supplémentaire effectuée.
  • Entreprises dont l’effectif est égal ou supérieur à 20 salariés mais inférieur à 250 salariés, le montant de la déduction est alors égal à : 0,50 € par heure supplémentaire effectuée.

C – Incidences en matière d’avantages

• Épargne salariale et adhésion à un accord de branche

En dessous de 50 salariés, il est possible d’adhérer à un dispositif d’épargne de branche et bénéficier d’un certain nombre d’avantages sociaux et fiscaux par une simple Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) là où des entreprises d’un effectif supérieur devront négocier un accord d’entreprise et consulter au préalable leur CSE, lorsqu’il existe.

• Aide exceptionnelle aux employeurs pour l’embauche d’apprentis.

• • Entreprises de moins de 250 salariés : aide attribuée sans condition relative au nombre d’apprentis embauchés.
  • Entreprises de plus de 250 salariés : aide attribuée sous condition de conclusion d’un certain pourcentage de contrats favorisant l’insertion professionnelle, dont des contrats d’alternants, dans l’effectif salarié total annuel.

Enfin, il faut indiquer qu’en cas de litige, la charge de la preuve de l’effectif repose sur l’employeur.

En conclusion, le calcul des effectifs représente un enjeu essentiel pour les entreprises, car il permet de déterminer la taille de celles-ci, de se conformer aux obligations légales, de gérer les coûts salariaux et de bénéficier d’éventuels avantages sociaux. Il est donc important de comprendre et de maitriser ce processus afin de prendre les décisions appropriées en matière de gestion de ressources humaines et de conformité réglementaire.