Toute absence du salarié, qu’elle soit rémunérée ou pas, doit être justifiée.
À vérifier : certains accords d’entreprise ou certaines conventions collectives autorisent un salarié à s’absenter un nombre de jours limités dans l’année sans avoir à fournir de justificatif.
Faisons un tour d’horizon des documents que votre service RH ou votre gestionnaire de paie doivent détenir dans le dossier social du salarié.
Si mon salarié est malade ?
Le salarié doit vous fournir un arrêt de travail dans les 48 heures maximum. L’envoi de ces documents est obligatoire pour percevoir les indemnités journalières versées par la CPAM ou la MSA et l’éventuel maintien de salaire par l’employeur.
En l’absence de justification ou de congé posé, l’employeur peut retenir le salaire correspondant à la journée non travaillée (congé sans solde).
Si mon salarié devient parent ?
Le code du travail octroie à tout salarié une autorisation exceptionnelle d’absence de 3 jours rémunérés pour chaque naissance survenue au sein du foyer, sous réserve de fournir un certificat de naissance.
Favoriser le suivi de la grossesse par le couple : afin qu’il puisse se rendre à trois des examens médicaux obligatoires, le conjoint de la femme enceinte ou la personne salariée liée à elle par un PACS ou vivant maritalement avec elle, bénéficie d’autorisations d’absence sans diminution de rémunération. Il convient dans ce cas d’avoir une attestation du médecin indiquant la présence du salarié à l’examen.
Congé de paternité ou d’accueil de l’enfant : le salarié qui souhaite bénéficier de son congé de paternité doit avertir son employeur au minimum 1 mois à l’avance. Aucun formalisme n’est imposé mais demandez un écrit (courrier, mail) à votre salarié pour acter les dates demandées.
Si mon salarié se marie ?
Les 4 jours d’autorisation pour cet évènement doivent être pris dans un délai raisonnable entourant l’événement (rappelons que ces absences doivent avoir un lien avec l’événement : organisation du mariage) et ne sont pas fractionnables, sauf accord de l’employeur. Il convient dans ce cas d’avoir le certificat de mariage.
Si mon salarié part en congés payés ?
Le salarié souhaitant prendre un congé payé doit obtenir l’autorisation préalable de l’employeur. En l’absence d’autorisation, vous pouvez sanctionner (avertissement ou licenciement pour faute).
Notons néanmoins que selon les règles en vigueur dans l’entreprise (exemple : le règlement intérieur), l’autorisation de l’employeur pourra être expresse (c’est-à-dire prévue par écrit) ou tacite (c’est-à-dire sans un accord explicite). S’il n’y a pas de règles dans l’entreprise, les juges considèrent que l’absence d’autorisation vaut accord de l’employeur.
Conseil du juriste : Nous vous invitons à instaurer une procédure écrite de prise des congés payés (ou prise de RTT, heure de modulation) pour éviter tout contentieux sur le sujet.
Si mon salarié déménage ?
La législation ne prévoit aucune indemnisation suite à un déménagement (hormis des dispositions contractuelles ou conventionnelles plus favorables, notamment en cas de mutation).
Néanmoins, pour mettre à jour vos informations salarié, il convient d’avoir un justificatif de domicile à jour (exemples : en cas d’envoi d’un courrier postal à votre salarié, versement de primes liées à l’éloignement du domicile-travail, etc…).
