Tout employeur a l’obligation de contrôler le temps de travail de ses salariés. Ce contrôle répond à deux objectifs : répondre aux obligations légales en terme de respect des durées maximales de travail et de repos, mais aussi se constituer une preuve en cas de désaccord avec le salarié.
Le respect et le contrôle de la durée légale du travail engage l’entreprise sur bien des aspects. C’est en effet le suivi des temps qui permet le versement d’heures supplémentaires ou l’accès au repos compensateur.
Mais c’est aussi pour l’employeur un moyen de veiller à la bonne répartition des charges de travail et au respect des temps de repos obligatoires.
Les formalités associées au contrôle sont différentes selon l’aménagement du temps de travail mis en place.
Affichage du temps de travail
Si les salariés sont soumis au même horaire collectif, l’employeur doit afficher (après les avoir communiqués à l’inspection du travail) les horaires de travail des salariés : date et début de fin de journée, temps de pause et de repos pour chaque jour de la semaine. Ce document doit être daté, signé, et affiché dans les locaux de l’entreprise (atelier, bureau, salle de pause), de manière à ce que tous les salariés puissent y accéder facilement. En l’absence de cet affichage, l’amende est de 750 €, et cela autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
A l’inverse, l’employeur n’a aucune obligation d’affichage si les salariés ont des horaires individualisés, c’est-à-dire lorsque l’employeur donne la possibilité de choisir les heures d’arrivée et de départ (les plages mobiles) à l’intérieur de plages horaires déterminées, à la condition d’être présent un minimum d’heures sur une certaine période de la journée (les plages fixes).
Dans cette hypothèse, Il est néanmoins préférable d’afficher le règlement ou l’accord qui a instauré les horaires variables dans les locaux de l’entreprise où il s’applique.
Suivi du temps de travail
L’employeur est tenu d’établir un décompte individuel quotidien et hebdomadaire de la durée du travail effectuée par chaque salarié. Il doit, en outre, remettre au salarié, chaque mois, un document annexé au bulletin de paie, mentionnant notamment le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos dont il dispose, les heures supplémentaires effectuées, le nombre de jours de repos pris, le nombre d’heures d’astreintes effectuées.
Dans le cadre d‘un aménagement du temps de travail sur plusieurs semaines (exemple de l’annualisation), la loi Travail de 2016 n’oblige plus à rédiger un planning indicatif des périodes de fortes activités et celles de faibles activités. Néanmoins, nous vous conseillons de maintenir ce planning afin de suivre régulièrement l’état des heures effectuées et le solde des heures supplémentaires à compenser.
Spécificité du suivi du forfait jours
Si les salariés soumis à un forfait annuel en jours organisent librement leur emploi du temps et leurs horaires de travail, l’employeur est tenu d’établir un document de contrôle mentionnant les journées ou demi-journées travaillées par le salarié. L’employeur doit par ailleurs veiller au respect des temps de repos du salarié et s’assurer régulièrement (notamment par le biais d’entretiens avec le salarié), du caractère raisonnable de sa charge de travail et de la bonne répartition du travail dans le temps, de l’articulation entre vie privée et vie professionnelle. En l’absence de ce suivi ou en cas de contentieux, le salarié serait en droit de réclamer le paiement de ses heures supplémentaires.
Les modalités de suivi de ce temps de travail
Aucun texte n’imposant à l’employeur la mise en place d’un système de contrôle particulier pour le décompte de la durée du travail des salariés, ce dernier est libre d’assurer le suivi du temps de travail par tous moyens : sur cahier ou par suivi informatique, peu importe, le tout est d’avoir la preuve de cette information. Nous vous conseillons de faire signer cet enregistrement des heures par le salarié.
Précision : l’utilisation d’un dispositif de géolocalisation des véhicules utilisés par les salariés ne peut pas servir à contrôler leur temps de travail si ce contrôle peut être assuré par d’autres moyens, même moins efficaces, comme des documents déclaratifs.
