Dès cet été, vous devez comprendre les principes, fiabiliser vos dossiers, et vous préparer à informer vos salariés.
Comprendre tous les principes, du projet à la technique
1/ Vous devez avoir une bonne compréhension de l’ensemble du processus et identifier qui va être le chef de projet de la mise en place du prélèvement à la source.
2/ Vous devez identifier et coordonner les acteurs de ce projet global : service informatique, comptabilité, service RH et paye, managers…
3/ Vous identifierez les points d’attention propres à votre entreprise: avez-vous beaucoup de commerciaux avec des commissions, des heures supplémentaires, une multitude de petits contrats ou des saisonniers… ?
4/ Vous devez prendre contact avec votre éditeur de logiciel de paie pour vous assurer que l’outil informatique permettra bien la communication des informations entre l’administration fiscale et les entreprises (CRM : compte rendu métiers via la DSN). Il faut savoir comment le fichier va être généré dans le logiciel, comment vous allez récupérer et remplir chaque mois le taux pour chaque salarié ; cela générera une charge de travail pour le collaborateur réalisant les bulletins de paie.
5/ Quelle garantie mettre en place et présenter aux salariés pour les rassurer ? La confidentialité, la non-communication des éléments…
Sensibiliser tous les acteurs de votre entreprise : managers, comptable…, informer vos salariés
1/ Vous devez sensibiliser vos managers de proximité (chef d’équipe) puisqu’ils seront en première ligne des interrogations des salariés.
2/ Votre comptable devra appréhender les nouveaux flux, la trésorerie, les prélèvements obligatoires.
3/ Vous n’avez aucune obligation légale mais le sujet est important. N’hésitez pas à impliquer vos représentants du personnel dans la démarche pour obtenir leur adhésion. Ils pourront être un relais de l’information auprès des salariés.
4/ Informer les salariés
Dans sa communication, l’administration fiscale précise qu’elle est l’interlocuteur du contribuable. C’est vrai, mais en pratique vous êtes en première ligne.
Les salariés auront besoin d’être rassurés, il faudra donc sans doute donner un support pour montrer que dans l’entreprise, vous maîtrisez, vous avez anticipé et que tout se passe bien.
Il conviendra d’informer, de former et de réorienter le salarié : s’il se plaint qu’il paye trop d’impôt, vous n’y êtes pour rien !
Être capable de dire ou ne pas dire, de répondre aux salariés : ce sera à vous de piloter.
Annoncer ou pas la préfiguration
Vous avez la possibilité de faire figurer le prélèvement à la source, c’est-à-dire faire des tests, dès le mois d’octobre : vos salariés pourront ainsi s’habituer à visualiser leur bulletin de paie avec le net à payer avant PAS et après PAS. Ils seront donc moins surpris en janvier 2019 quand le prélèvement sera effectif.
Au retour de vacances, les salariés vont recevoir leur taux, il peut être opportun de mettre en place vos informations dès septembre/octobre.
Fiabiliser les données de vos dossiers
En amont du PAS, vous devez mettre à jour vos dossiers salariés et vous assurer de leur fiabilité.
Vous devez être sûr que vos fichiers d’informations des salariés sont corrects, fiables et justes. Si vous avez aujourd’hui des anomalies non-bloquantes dans les comptes rendu métiers des DSN, elles le deviendront demain.
Soyez attentifs notamment au numéro d’immatriculation des salariés puisque c’est ce numéro qui servira de transfert du taux de la part de l’administration fiscale.
Si vous avez un salarié non reconnu, il conviendra de traiter l’anomalie. Vous devez avoir, pour chaque salarié, son nom patronymique, son numéro de sécurité sociale (NIR) ou créer un numéro technique temporaire (NTT) pour le salarié nouvellement embauché et pas encore immatriculé.
Cerfrance peut vous accompagner dans la mise en place du prélèvement à la source et la préparation de votre communication dans l’entreprise.
