Vous pouvez à tout moment faire l’objet d’un contrôle URSSAF ou MSA. L’objectif de celui-ci est de vérifier que toutes les cotisations sociales dues sont bien payées.
Néanmoins, les contrôleurs se concentrent sur des points précis tels que le calcul des allégements Fillon, les frais professionnels, les avantages en nature ou encore les dispositifs de prévoyance et mutuelle.
Zoom sur les points de vigilance de vos dossiers paie.
1 – Les frais de transport
Vos salariés peuvent être amenés à utiliser leur véhicule personnel pour se rendre sur un chantier, une parcelle ou chez un client.
L’étude stricte et pointilleuse des remboursements de frais est un incontournable du contrôleur. N’étant pas soumis aux charges sociales, les remboursements de frais font l’objet d’une attention toute particulière des contrôleurs qui pourraient par exemple s’étonner de frais de restaurant le dimanche ou de remboursements kilométriques importants en période de vacances.
Sur ce point, la réglementation est claire : pour ne pas être soumis aux cotisations sociales, chaque remboursement de frais doit faire l’objet d’un justificatif (facture + note de frais et tableau de suivi).
Vous devez avoir dans chaque dossier la copie de la carte grise du véhicule du salarié afin de connaitre les « chevaux fiscaux » du véhicule. En utilisant le barème kilométrique de l’administration fiscale, vous serez vigilant quant à la formule de calcul et au nombre total de kilomètres parcourus sur l’année. Ainsi, si vous remboursez au prix de la base de moins de 5 000 km par an et qu’il s’avère que votre salarié en a fait 25 000, les contrôleurs réajusteront les montants.
2 – Les repas
Les remboursements de frais de restauration devront quant à eux être liés à une mission professionnelle et préciser, le cas échéant, l’identité des personnes invitées.
Si le salarié est contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (ex : travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, travail en horaire décalé), le montant non soumis à cotisation est de 6,50 €.
Si un salarié en situation de déplacement est contraint de prendre son repas au restaurant, la limite d’exonération est de 18,80 € et 9,10 € dans le cas inverse.
3 – Particularités dans les entreprises du bâtiment dont la convention collective prévoit des indemnités de trajet, des indemnités de transport et des paniers
L’indemnité de trajet n’indemnise pas le temps passé par l’ouvrier pour se rendre sur le chantier mais bien la gêne occasionnée par le déplacement, la contrainte de devoir aller sur un chantier. Cette indemnité est donc toujours due dès qu’il y a déplacement sur chantier.
L’indemnité de transport indemnise forfaitairement les frais de transport engagés par le salarié pour se rendre sur le chantier et en revenir.
L’indemnité de repas est d’un montant est différent si l’ouvrier prend ses repas sur le chantier ou au restaurant.
En pratique, si vous payez un repas à un salarié, c’est forcément qu’il est en déplacement et donc vous devez lui verser une indemnité de trajet. Elle est calculée en fonction de zones concentriques qui permettent d’adapter le montant des indemnités de trajet et de transport à l’éloignement du chantier.
Vous devez justifier tous les trajets pour chaque salarié (kilométrage/siège social) par la tenue d’un registre. L’URSSAF considère que l’indemnité de trajet est due de manière forfaitaire pour tous les salariés en situation de déplacement.
4 – Les avantages en nature
Tout avantage en nature accordé aux salariés (et aux mandataires sociaux salariés !) est considéré comme un élément de salaire. Il doit par conséquent être déclaré comme tel sur la fiche de paie et être soumis aux charges sociales en vigueur. En cas de contrôle URSSAF, les avantages en nature sous-évalués ou oubliés (logement, voiture de fonction…) feront l’objet d’une réintégration dans les charges sociales ainsi que d’un redressement.
Prenons l’exemple du téléphone : si votre salarié l’utilise à titre professionnel et privé : il constitue un avantage en nature que vous devez évaluer soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait (10 % du coût achat public TTC).
Les contrôleurs prouvent l’utilisation privée en étudiant le contrat de travail, le règlement intérieur, les accords d’entreprise, les factures détaillées permettant d’établir l’utilisation privée.
