Lors de l’embauche d’un salarié, devez-vous lui proposer d’adhérer à la couverture complémentaire santé collective (aussi désignée « mutuelle santé ») obligatoirement souscrite au nom de l’entreprise ?
Oui, mais dans certains cas prévus par les textes, votre salarié peut demander à en être dispensé.
Il doit alors signer une demande de dispense, précisant la situation lui permettant d’être dispensé, à laquelle il doit joindre le justificatif correspondant.
Mais cela n’est pas suffisant…
En effet, il est nécessaire de vérifier que la situation de votre salarié perdure dans le temps.
À défaut, l’affiliation au contrat de l’entreprise devient obligatoire.
Il est donc essentiel de faire un point, a minima une fois par an, avec vos salariés ayant demandé la dispense de mutuelle et ce, dans les conditions suivantes.
Tout d’abord, le salarié déjà couvert par une assurance individuelle de frais de santé, au moment de son embauche, à titre principal ou en tant qu’ayant droit (conjoint, partenaire de PACS, parent), est dispensé seulement jusqu’à l’échéance de ce contrat, soit bien souvent jusqu’au 31 décembre suivant.
C’est à votre salarié de résilier son contrat personnel avant cette date, mais n’oubliez pas de votre côté de l’affilier à compter du 1er janvier suivant puisque cela devient obligatoire.
Pour les autres cas de dispense, il est essentiel de vérifier que votre salarié est toujours dans la même situation que celle lui ayant permis d’être dispensé au moment de son embauche.
Il est ainsi essentiel de lui demander de nouveau un justificatif qui peut être :
- Une prise en charge au titre de la Complémentaire Santé Solidaire (C2S),
- Une assurance collective (d’entreprise) obligatoire à son nom (salarié multi-employeurs par exemple) ou au nom de son conjoint / partenaire de PACS salarié / parent salarié. Depuis le 1er mai 2024, ce cas de dispense est devenu possible même dans l’hypothèse où la couverture du conjoint est facultative.
- Une prise en charge au titre d’un régime spécifique (régime local, CAMIEG, mutuelles de la fonction publique…).
Vos conventions collectives ou vos décisions unilatérales peuvent aussi prévoir d’autres cas de dispense dont il faudra aussi vérifier la condition chaque année.
Le conseil du juriste
Ce début d’année est le moment opportun pour faire le point sur la situation des salariés dispensés de la mutuelle de l’entreprise.
En cas de maintien de dispense alors que la situation a évolué, vous risquez un redressement URSSAF/MSA avec une perte des exonérations sociales sur le montant de la mutuelle pris en charge par l’employeur.
Précisons également qu’en matière de mutuelle santé d’entreprise, d’autres situations peuvent donner lieu à poursuites des employeurs devant le juge prud’homal et/ou sanctions à leur encontre (redressement par l’administration, attribution de dommages intérêts aux salariés lésés, remboursements de frais à ces derniers…), à commencer par l’absence de mise en place d’une mutuelle santé dans l’entreprise ou encore, la mise en œuvre d’une complémentaire non conforme à la réglementation.
