L’embauche d’un salarié est une étape importante pour toute entreprise. Cette démarche est soumise à de nombreuses formalités juridiques et administratives, visant à protéger à la fois l’employeur et le salarié.
Le contrat de travail
La première étape de l’embauche d’un salarié est la conclusion d’un contrat de travail.
Ce document formalise l’accord entre l’employeur et le salarié, et établit les droits et obligations de chaque partie.
Ce contrat doit être rédigé par écrit et signé par l’employeur et le salarié. Il doit mentionner plusieurs éléments obligatoires, tels que la durée du travail, la rémunération, les horaires de travail, la nature du contrat (CDI, CDD) et préciser la convention collective applicable à l’entreprise.
La rémunération est un élément important de la relation de travail. Elle doit être déterminée avant l’embauche et précisée dans le contrat de travail. Elle reflète les compétences et la classification des salariés. Il peut être ajouté une rémunération variable pour récompenser la performance du salarié.
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
La DPAE est une formalité obligatoire pour tout employeur qui souhaite embaucher un salarié et doit être effectuée avant l’embauche ou, au plus tard, le jour de l’embauche auprès des services de l’URSSAF ou de la MSA.
Le registre du personnel
A l’occasion de l’embauche d’un nouveau salarié, l’employeur doit inscrire ce dernier dans son registre unique du personnel. Rappelons que la tenue de ce registre est obligatoire dès le premier salarié embauché, et qu’il pourra être demandé en cas de contrôle de l’Administration.
La visite d’information et de prévention (VIP)
L’employeur doit obligatoirement faire passer une VIP au salarié dans un délai maximum de 3 mois ou avant l’embauche pour certains travailleurs (mineurs…).
Cette visite a pour objectif de vérifier que le salarié est apte à exercer les fonctions pour lesquelles il a été recruté.
La retraite complémentaire et supplémentaire
Au moment de l’embauche, l’entreprise doit obligatoirement affilier ses salariés auprès d’une caisse de retraite complémentaire. De plus en plus de Conventions Collectives prévoient également l’adhésion à des retraites supplémentaires (production agricole, assurances, paysage…).
Ces régimes visent à garantir aux salariés une meilleure valorisation de leur pension de retraite.
La prévoyance et la mutuelle santé
Autre formalité à prendre en compte à l’occasion de l’embauche d’un salarié : la mise en place d’une couverture sociale pour celui-ci. Dans certains secteurs d’activité ou pour les salariés cadres, l’employeur est amené à devoir souscrire un régime de prévoyance.
Il doit également proposer une couverture santé à ses salariés en adhérant à une mutuelle d’entreprise avec une participation d’au moins 50%.
Les salariés étrangers
L’embauche d’un salarié étranger requiert quelques démarches et points d’attention particuliers. En effet, il conviendra de vérifier préalablement auprès des services de la Préfecture que le candidat est autorisé à travailler en France et qu’il justifie d’un titre de séjour valide et authentique.
Certains étrangers sont néanmoins dispensés de cette autorisation, tels que les ressortissants d’un pays de l’Union Européenne (attention, le Royaume-Uni est sorti de l’UE).
Si c’est la première fois que ce salarié travaille en France, l’employeur doit faire en complément de la DPAE, une demande d’immatriculation auprès de l’Assurance maladie.
Le conseil du juriste
Il est essentiel que ces formalités soient réalisées avant l’entrée effective du salarié dans votre entreprise.
Il est à noter que l’absence de DPAE peut entrainer la poursuite de l’entreprise pour « travail dissimulé », et qu’en cas d’éventuel accident, elle ne serait pas couverte et serait susceptible de supporter l’ensemble des frais engendrés par cet accident (hospitalisation, traitement post-opératoire, garantie de ressources…).
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