Quelle est la définition des frais de repas ?
Constituent des frais professionnels, les dépenses supplémentaires engagées afin de s’alimenter à l’heure habituelle du déjeuner, par des salariés qui se trouvent en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise, lorsque leurs conditions de travail leur interdisent de regagner leur résidence.
Attention : les dépenses supplémentaires engagées afin de s’alimenter à l’heure habituelle du déjeuner par des salariés qui ne se trouvent pas en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise, ne sont pas des frais professionnels et ne peuvent pas donner lieu au versement d’indemnités exonérées de cotisations de sécurité sociale.
Comment sont indemnisés les frais de repas en cas de déplacement ?
1) Repas au restaurant
Lorsque le salarié en déplacement professionnel est empêché de regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel, il peut être contraint de prendre son repas au restaurant.
Il appartient à l’employeur de démontrer que le salarié en déplacement était obligé, par ses conditions particulières de travail, de prendre son repas au restaurant.
L’employeur indemnise le salarié de ses frais de restaurant :
- soit en le remboursant intégralement, sur justificatifs ;
- soit en lui versant une indemnité de repas.
Lorsque le montant de l’indemnité forfaitaire versée est inférieur ou égal à 19,40 € en 2022, l’allocation est réputée utilisée conformément à son objet ; par conséquent, l’employeur peut la déduire de l’assiette des cotisations sociales sans qu’il lui soit nécessaire de produire des justificatifs.
2) Repas hors des locaux de l’entreprise
Cette hypothèse concerne le cas du salarié en déplacement hors des locaux de l’entreprise lorsque ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail et qu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession obligent ce salarié à prendre ce repas au restaurant.
Ces indemnités peuvent aussi être appelées paniers ou indemnités de casse-croute.
Sont concernés les salariés occupés notamment sur des chantiers.
L’employeur indemnise le salarié de ses frais de repas hors des locaux de l’entreprise :
- soit en le remboursant intégralement, sur justificatifs ;
- soit en lui versant une indemnité de repas hors des locaux de l’entreprise.
L’indemnité versée est exonérée de cotisations dans la limite d’un montant forfaitaire égal à 9,50 € en 2022, sans qu’il soit nécessaire de produire un justificatif.
A noter : certaines conventions collectives prévoient des montants d’indemnités de panier supérieurs. Dans cette hypothèse, seule est exonérée la part correspondant à 9,50€, le dépassement étant soumis à charges sociales.
Quelles sont les règles pour les repas pris sur le lieu de travail ?
Lorsque l’employeur est en mesure d’établir que le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation de travail, la qualification de remboursement de frais professionnels est acquise. L’employeur peut alors verser une indemnité forfaitaire.
Le salarié est dans l’obligation de prendre une restauration sur son lieu de travail chaque fois que le temps de pause réservé au repas se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l’entreprise.
Les conditions particulières d’organisation du travail visées par l’arrêté de 2002 se réfèrent également au travail en équipe, au travail posté, au travail continu, au travail en horaire décalé ou au travail de nuit.
La limite d’exonération est fixée à 6,80 € en 2022.
