Comme les Hommes, les entreprises sont amenées à évoluer, grandir, s’adapter et changer tout au long de leur vie, soit pour accompagner leur développement, ou tout simplement pour répondre à des situations ponctuelles.
A partir du moment où votre entreprise emploie un ou plusieurs salariés (ou apprentis), certaines de ces évolutions ou transformations pourront avoir des conséquences sur la gestion de vos salariés, et notamment sur le traitement de la paie et des déclarations sociales.
Il conviendra donc, lorsque vous serez confrontés à l’une de ces situations, d’en informer très rapidement votre gestionnaire de paie, afin qu’il ou elle puisse intervenir si nécessaire, ou tout simplement pour vous conseiller dans les démarches à entreprendre.
Quelques exemples de situations :
La gestion du temps de travail
Chaque mois, vous êtes amenés à transmettre à votre gestionnaire de paie ce que l’on appelle des « fiches de pointage » ou « feuilles de présence ». Ces documents sont nécessaires pour la bonne réalisation de vos bulletins de salaire, mais vous seront également utiles pour contrôler le temps de travail de votre personnel et vous prémunir de tout éventuel litige avec eux, en leur faisant signer ces fiches.
L’accident du travail
Dès lors qu’un salarié est victime d’un accident sur son lieu de travail ou dans le cadre de ses missions, vous avez 48 heures pour faire une déclaration auprès des services de la CPAM ou de la MSA. En parallèle, votre gestionnaire doit réaliser une DSN événementielle afin de communiquer aux organismes les éléments de salaire servant ensuite au calcul des indemnités journalières.
Le changement de siège social
Changer l’adresse du siège de l’entreprise entraîne nécessairement une modification de son SIRET. Ce numéro servant pour les DSN transmises chaque mois, il convient donc d’adresser à votre gestionnaire de paie le K-bis actualisé ainsi que le nouvel avis SIRENE de l’entreprise pour qu’il puisse réaliser les DSN sur le nouveau numéro. Il conviendra également d’en informer les salariés et, en fonction de la distance de déménagement, proposer un avenant au contrat de travail.
Le changement de nom ou de forme juridique
Ces informations étant essentielles pour l’identification de votre entreprise, il est donc impératif que vous informiez très rapidement votre gestionnaire de paie de ces changements pour qu’il puisse mettre à jour vos DSN et en informer les différents organismes sociaux.
La cession ou la vente
La vente de l’entreprise entraîne le transfert des salariés présents auprès du repreneur. Selon la nature de l’opération (rachat de parts sociales ou vente du fonds…), il pourra être nécessaire de refaire les déclarations d’embauche et d’établir des avenants aux contrats de travail. Il conviendra également de mettre fin aux DSN sur l’ancien numéro SIRET et de les reprendre sans délai sur le nouveau. Point de vigilance sur les éventuels congés restant à solder et l’ancienneté à reprendre pour les salariés.
La dissolution ou liquidation
En cas d’arrêt programmé de l’activité, il conviendra naturellement d’engager très rapidement les démarches pour mettre fin aux contrats de travail. Les délais de procédures peuvent aller de 1 à 6 mois, selon les préavis à réaliser. Des indemnités seront à verser. En cas de difficultés et de liquidation judiciaire, votre gestionnaire de paie devra établir des bulletins à date donnée et estimer la valorisation de certains éléments (congés…).
Votre gestionnaire de paie est votre «partenaire confiance» dans la gestion de vos salariés. Il doit donc être associé à chaque événement de la vie de votre entreprise.
