Toutes les entreprises sont amenées à mettre à la disposition de leurs salariés du matériel, et ce pour l’exercice de leurs missions professionnelles.
Selon les secteurs d’activités et les métiers, cette mise à disposition ou ce « prêt » de matériel va revêtir différentes formes et devra être traité différemment.
Le matériel
Par «matériel», il faut entendre tous les outils, équipements et moyens que l’entreprise va mettre à la disposition de ses salariés pour les besoins de leurs métiers.
Ce matériel pourra, par exemple, prendre la forme d’un téléphone portable ou d’un ordinateur, d’équipements de protection (EPI), d’outillages ou de vêtements particuliers, d’un véhicule, etc.
Les obligations
Comme on peut l’imaginer, au regard de la diversité des entreprises, il n’existe pas de liste faisant état des équipements que doit impérativement fournir un employeur à ses salariés.
Il faut donc apprécier la question au regard de 2 formes d’obligations qu’ont les employeurs.
La première est que c’est à l’entreprise de fournir les moyens nécessaires pour exercer la mission. La seconde est qu’elle est également responsable de la santé et de la sécurité de son personnel.
A partir de ce postulat, c’est donc à l’employeur que revient la tâche d’apprécier ce qu’il estime être nécessaire et indispensable pour l’exercice du métier.
Il arrive que certaines conventions collectives prévoient des dispositions spécifiques sur le sujet. Généralement, ces dispositions prendront la forme de « primes » que l’employeur devra verser pour que les salariés puissent acheter ou renouveler leurs vêtements ou outils.
Le prêt ou la mise à disposition
Dans les petites et moyennes entreprises, la remise du matériel se fait généralement sans qu’il soit établi un document attestant de cette remise.
Le fait de formaliser la remise aura pour avantage d’apporter une preuve de celle-ci, surtout si le matériel a une grande valeur, et de prévoir très clairement les conditions et modalités pour sa restitution.
Dans certains cas, ce document pourra définir le cadre dans lequel le matériel devra ou pourra être utilisé.
Les frais professionnels
Il arrive parfois que le salarié ait besoin d’avoir ou de renouveler un outil spécifique, sans que son employeur puisse le financer directement.
Dans ce cas, et avec l’accord préalable de l’employeur, le salarié pourra acheter ce matériel et en demander son remboursement. Il devra fournir un justificatif comme preuve de son achat. Le remboursement sera neutre pour le salarié car il ne sera pas soumis à cotisations sociales.
Les avantages en nature
Contrairement aux frais professionnels, les avantages en nature donnent lieu pour l’employeur et le salarié au paiement de cotisations sociales.
Les avantages en nature se distinguent de la simple mise à disposition par le fait que le matériel confié au salarié lui sert également dans un cadre privé.
Ce sera le cas, par exemple, si le véhicule prêté peut également être utilisé pour des trajets personnels.
A noter que même dans le cas d’un usage privé, l’employeur reste responsable du matériel prêté, et notamment dans le cas où un accident surviendrait du fait d’une défaillance de celui-ci.
La non restitution ou dégradation
Le principe est que si le matériel prêté a été perdu ou cassé involontairement par le salarié, l’employeur ne peut pas lui demander de le racheter ou de supporter les dépenses pour sa réparation.
Il ne pourra le faire que s’il prouve que la démarche est volontaire et qu’elle a été faite dans le but de lui nuire.
En cas de non restitution volontaire du matériel, l’employeur devra déposer une plainte mais en aucun cas, ne pourra aller vérifier la « prétendue » perte ni récupérer directement son matériel.
Le conseil du juriste :
Echangez avec vos salariés sur le matériel qu’ils estiment nécessaires à leur métier, et face à la casse ou la perte, faites preuve de pédagogie en indiquant le coût que représentent ces pertes pour l’entreprise et par conséquent pour eux.
