Les congés doivent être pris chaque année : les congés 2016 / 2017 doivent être soldés au plus tard le 31 mai 2018. Il est donc temps de les planifier. C’est l’occasion de rappeler les règles en matière de prise de congés payés.
Fixation de la période de prise des congés et des dates de départs en congé
La période de prise des congés et l’ordre des départs peuvent être fixés par un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche. A défaut d’accord, c’est à l’employeur de les fixer, après avis des représentants du personnel s’ils existent dans l’entreprise. Le salarié ne peut donc pas décider lui-même de ses dates de congés.
Chaque salarié doit être informé individuellement de ses dates de vacances au moins un mois à l’avance.
Depuis la loi travail, le salarié peut prendre ses congés payés dès l’embauche.
Il existe des dispositions particulières en cas d’aménagement du temps de travail et d’affiliation aux caisses de congés payés.
A noter : L’employeur doit prendre toutes les mesures pour permettre au salarié d’exercer effectivement son droit à congé. A défaut, il peut être condamné à réparer le préjudice subi. En revanche, s’il a bien accompli ses obligations d’information, les congés non pris par le salarié seront perdus, sauf accord plus favorable prévoyant leur report, maladie, accident du travail ou congé maternité.
Ordre des départs en congés
L’ordre des départs en congés est fixé en tenant compte des critères suivants :
- la situation de famille des salariés, notamment les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un Pacs, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
- l’ancienneté ;
- l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.
Modification des dates de congés
Seules des circonstances exceptionnelles autorisent l’employeur à changer les dates de vacances moins d’un mois avant la date prévue. Exemple : mise en redressement judiciaire.
En tout état de cause, rien n’interdit aux parties de se mettre d’accord, à tout moment, sur un changement des dates de vacances.
Décompte des congés
Le décompte des jours de congés payés s’effectue légalement en jours ouvrables (tous les jours sauf dimanches et jours fériés). Il peut être réalisé en jours ouvrés (jours normalement travaillés dans l’entreprise) si ce mode n’est pas défavorable au salarié.
Fractionnement des congés
Si le salarié a acquis l’intégralité de ses congés annuels (30 jours ouvrables), ces derniers doivent être pris en deux fois au moins :
- un congé principal de 4 semaines (24 jours ouvrables) ;
- une 5e semaine, qui ne peut pas être accolée aux 4 autres (sauf contraintes géographiques particulières ou présence au sein du foyer d’une personne handicapée ou âgée en perte d’autonomie).
Lorsque les droits acquis sont inférieurs ou égaux à 12 jours ouvrables, le congé doit être pris en une seule fois.
Le congé principal d’une durée supérieure à 12 jours ouvrables et inférieure ou égale à 24 jours ouvrables peut être fractionné avec l’accord du salarié. Le salarié doit cependant bénéficier d’un congé au moins égal à 2 semaines consécutives, entre le 1er mai et le 31 octobre (sauf accord individuel ou collectif prévoyant des modalités différentes). Les autres jours de congés peuvent être accordés en une ou plusieurs fois à l’intérieur ou en dehors de cette période.
A défaut d’accord, à titre supplétif, le salarié qui prend une partie de ses congés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre a droit à des jours de congés supplémentaires selon les modalités suivantes :
- un jour ouvrable lui est dû pour un congé de 3, 4 ou 5 jours ouvrables ;
- 2 jours ouvrables pour un congé d’au moins 6 jours ouvrables.
La 5e semaine n’est pas prise en compte pour le calcul des jours supplémentaires.
Le salarié peut renoncer individuellement aux jours de congés supplémentaires. En effet, l’employeur peut subordonner son accord à la prise des congés « hors saison » à la renonciation par le salarié à ces jours. Cette renonciation ne se présume pas : un écrit est donc indispensable.
La renonciation aux jours supplémentaires peut également résulter d’une convention ou d’un accord collectif.
Le conseil du juriste :
Attention ! Vous ne pouvez pas verser d’indemnité compensatrice à la place de la prise des congés, ce dispositif n’est prévu que si le salarié quitte l’entreprise.
Nous vous conseillons de formaliser par écrit les demandes et acceptations de ces congés.
